Ordnung ins multimediale Chaos bringen

Mehr Durchblick mit professionellem Digital Asset Management

In vielen Unternehmen herrscht Unordnung: Inhalte wie Fotos, Videos, Audiodateien sind unter anderem zu Marketingzwecken irgendwo auf CDs, DVDs und USB-Sticks abgespeichert oder werden in den unendlichen Weiten der geduldigen Serverlandschaften nie wieder gefunden – erst recht nicht dann, wenn man sie braucht.

Die technischen Möglichkeiten machen es heute zwar einfach, eine wahre Flut an multimedialen Inhalten zu erstellen. Unternehmen stehen deshalb jedoch zunehmend vor der Aufgabe, Ordnung in das so entstehende Chaos zu bringen. Dem internationalen Sportartikelhersteller SCOTT Sports ist das mit einer professionellen Digital-Asset-Management-Lösung gelungen.

Marketing-Abteilungen, Grafiker oder Agenturen werden ein Lied davon singen können: Die Suche von Bildern, Videos und Dokumenten, den so genannten „Digitalen Assets“, und deren Konvertierung in andere Formate ist ein Vollzeit-Job. Die Recherche in Tausenden oder Millionen von Mediendateien kann sehr lange dauern und, wenn überhaupt, auch noch schlechte Ergebnisse liefern. Häufig ist nicht bekannt, welche Dateien verfügbar sind, mit welchem Programm sie zu öffnen sind oder wie sie verwendet werden können. Digitale Assets sind deshalb für Unternehmen nicht nur irgendwelche Dateien oder Inhalte. Vielmehr sind es wertvolle Content-Elemente, bei denen zusätzliche Kosten anfallen, wenn lange nach ihnen gesucht werden muss und vor allem hohe Wiederbeschaffungskosten entstehen, falls sie verloren gehen.

Jedes Unternehmen, das viel mit Assets arbeitet, hat deshalb mit gewissen Herausforderungen zu kämpfen. Fragen wie „Wo war noch gleich der Entwurf für die Event-Einladung vom letzten Jahr?“, „Wo haben wir ein Foto von Herrn X?“ und „Wo sind eigentlich die Produktbilder aus dem letzten Katalog?“ können in 35 Prozent der Fälle nicht beantwortet werden. Der gesuchte Inhalt bleibt irgendwo verschollen. Unzählige Versionen einer Datei in teilweise schlechterer Qualität und redundante Datenbestände sind weitere Symptome einer nicht beherrschten Asset-Flut.

Wenn ein Unternehmen viel mit Bildern, Videos oder Audiodateien arbeitet, ist deshalb der Einsatz einer professionellen Lösung für Digital Asset Management (DAM) zu empfehlen und zielorientiert. Diese ist wie ein starkes Logistiksystem in der Lage, die gesamte Wertschöpfungskette des Marketings mit Bildern, Filmen, Audiodateien, Präsentationen und Texten zu versorgen. Insbesondere die dynamische Welt des Sports setzt beim Marketing gerne auf den Einsatz aussagekräftiger Bilder und Videos. Und diese müssen verteilt werden. Der 1958 in den USA gegründete Sportartikelhersteller SCOTT Sports verkauft seine Produkte zum Beispiel in 80 Ländern über ein weitverzweigtes Händlernetzwerk, welches über 30.000 Geschäfte umfasst. Nicht umsonst zählt das Unternehmen zu den bekanntesten Fahrrad- und Sportmarken weltweit.

60.000 Files mussten Struktur finden

Gleichwohl war das Wiederfinden eines bestimmten Assets unter den knapp 60.000 multimedialen Inhalten für die Mitarbeiter von SCOTT bis vor kurzem noch eine ernstzunehmende Herausforderung. Sämtliche Inhalte wurden auf einem FTP-Server gespeichert und mit jedem neu hinzukommenden Produktbild wurde die Verwaltung schwieriger. Irgendwann reichte die relativ einfache Bilddatenbank nicht mehr aus. Eine zentrale Lösung musste her, die das breit gefächerte Asset-Portfolio abbilden konnte. Auch das Händlernetzwerk, Vertriebspartner sowie externe Agenturen brauchten eine einfache Möglichkeit, um auf Produktabbildungen, Projektbilder und Logos zugreifen und diese digitalen Inhalte verbreiten zu können.

Auf der Suche nach einer Möglichkeit, Ordnung in das vorhandene Chaos zu bringen, fiel die Wahl auf die CELUM GmbH. Das Unternehmen aus Linz in Österreich ist unter anderem auf DAM spezialisiert und bietet eine professionelle Software zur Verwaltung von Assets, die auch die hohen Anforderungen des Sportartikelherstellers erfüllen konnte.

Problemlose Integration

Die DAM-Lösung ließ sich problemlos über eine individuell entwickelte Schnittstelle in das bestehende SAP-System integrieren und ergänzt sich reibungslos mit dem vorhandenen Produkt-Informations-Management-System (PIM) aus dem Hause hybris, eines Partners von CELUM.

Eingepflegte Produktbilder können automatisch ins PIM-System übernommen werden und verschwinden nicht mehr spurlos im Asset-Dschungel. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann die Bilder leicht wiederfinden, denn die neue Lösung bietet den Anwendern eine umfassende Recherchefunktion. Die Mitarbeiter können nach Namen, Schlüsselwörtern, Farben, Beschreibungen oder vielen weiteren Kriterien suchen. Sobald die passende Datei gefunden wurde, wird sie schnell an die richtigen Arbeitsstellen verteilt.

Die Rechte zum Up- und Download für die einzelnen nationalen Internetseiten sowie die Lese- und Bearbeitungsrechte werden über ein intelligentes Benutzerverwaltungssystem gesteuert. Auch externe Partner und Agenturen können schnell eine Anbindung erhalten, um eine langwierige manuelle Übergabe der Inhalte zu vermeiden: Über sogenannte PIN-Links ist es einfach, einzelne Assets jedermann zugänglich zu machen, ohne dabei die Sicherheit von vertraulichen Daten zu gefährden. „Jetzt sind wir in der Lage, jegliche Anfragen effizient und viel schneller zu beantworten oder den Prozess sogar zu automatisieren“, bestätigt Rolf Bigler, E-Commerce-Manager bei SCOTT Sports und zuständig für die Projektabwicklung. „Die Zeiten sind vorbei, in denen wir mühsam die Informationen von verschiedenen Servern zusammentragen mussten.“

Selbst wenn ein anderes Medienformat benötigt wird, ist das inzwischen kein Problem mehr. Mit der DAM-Lösung können die verwendeten Medienformate nicht nur standardisiert, sondern mit wenigen Klicks direkt beim Download in ein anderes Format konvertiert werden. Rolf Bigler ist vom System überzeugt: „Unsere Mitarbeiter sehen die Vorteile und können sich ihren Arbeitsalltag nicht mehr ohne CELUM vorstellen.“